Un numéro d'assurance sociale est un passe-partout. Avec lui, plus un nom et une date de naissance faciles à trouver, quelqu'un peut ouvrir du crédit, produire une déclaration de revenus frauduleuse ou usurper l'identité de la personne à qui il appartient. Alors quand la saison des impôts arrive et que vous devez transmettre un NAS, un T4 ou une déclaration complète à votre comptable, ou que votre comptable doit vous retourner des documents, la façon de l'envoyer compte plus que presque tout le reste de l'échange.
La version courte : ne le mettez pas dans un courriel.
Pourquoi le courriel est le mauvais outil
Le courriel semble privé parce que seuls vous et le destinataire le voyez. En réalité, un message transite par plusieurs serveurs et y repose, n'est habituellement pas chiffré de bout en bout et laisse des copies lisibles dans plusieurs boîtes de réception, indéfiniment. L'objet et les métadonnées restent exposés même si le corps est chiffré. Et vous ne pouvez pas le reprendre. Pour un simple numéro capable de déverrouiller l'identité financière de quelqu'un, c'est beaucoup trop d'exposition.
La façon sécuritaire, étape par étape
- Chiffrez avant d'envoyer. Utilisez un outil qui chiffre le fichier ou le message sur votre appareil, pas seulement en transit. Ainsi, seules les personnes qui détiennent la phrase secrète peuvent le lire.
- Séparez le lien de la phrase secrète. Envoyez le lien sécurisé par un moyen (le courriel convient pour le lien seul) et la phrase secrète par un autre, comme un texto. Un voleur devrait compromettre les deux canaux.
- Fixez une expiration et une limite de consultations. Le document devrait disparaître après sa lecture, ou après quelques jours, plutôt que de vivre éternellement.
- Vérifiez le destinataire. Confirmez que vous envoyez à la bonne personne avant que quoi que ce soit de sensible ne parte.
Y arriver sans vous compliquer la vie
C'est la friction qui pousse les gens à retomber dans le courriel, alors la solution doit être facile des deux côtés. Avec Send, vous déposez le document, choisissez une phrase secrète et envoyez un lien. Le destinataire l'ouvre avec la phrase secrète, sans compte, sans application et sans rien installer. Vous pouvez le faire expirer, plafonner le nombre de consultations et le révoquer à tout moment.
Peu importe comment vous le partagez, la règle est courte : ne mettez jamais le numéro lui-même dans un courriel ordinaire, séparez le lien de la phrase secrète et privilégiez les liens qui expirent d'eux-mêmes.