Un notaire manipule des documents que la plupart des gens ne voient que quelques fois dans leur vie : testaments, actes immobiliers, mandats de protection, contrats de mariage et d'union civile. Chacun regorge de renseignements qui doivent rester privés, et chacun doit voyager : vers les clients, les banques, le registre foncier, d'autres professionnels. Dans la plupart des études, ce voyage se fait encore par courriel.
Ce guide explique ce qui est réellement en jeu quand des documents confidentiels circulent par courriel, et propose une façon pratique de les transmettre qui préserve leur confidentialité et votre secret professionnel.
Pourquoi le courriel est le maillon faible
Le courriel ordinaire n'est pas chiffré de bout en bout. Un message peut être intercepté en transit, il repose en clair sur plusieurs serveurs, et il expose des métadonnées comme l'expéditeur, le destinataire et l'objet, même quand le corps est protégé. Une fois le message envoyé, impossible de le rappeler, de le faire expirer ou de savoir qui l'a ouvert. Un acte envoyé par courriel au printemps traîne encore dans une boîte de réception à l'automne.
Pour une entreprise ordinaire, c'est une mauvaise habitude. Pour un notaire, officier public tenu au secret professionnel, c'est un passif, parce que l'information ne vous appartient pas. Elle appartient aux gens qui vous l'ont confiée.
Ce qu'exige vraiment un envoi sécurisé
Trois choses distinguent un échange de documents véritablement sécurisé du théâtre de sécurité :
- Le chiffrement sur l'appareil, pas seulement en transit. Bien des outils chiffrent les fichiers pendant qu'ils voyagent et pendant qu'ils reposent sur un serveur, mais le fournisseur peut quand même les lire. Le chiffrement côté client brouille le fichier sur votre appareil avant le téléversement, de sorte que personne au milieu, y compris le fournisseur, ne peut l'ouvrir.
- Un contrôle qui survit à l'envoi. Vous devriez pouvoir fixer une expiration, limiter le nombre d'ouvertures d'un document et révoquer l'accès après coup.
- Aucune friction pour le destinataire. Un client ou un commis de banque ne créera pas de compte pour ouvrir un seul fichier. Les meilleurs outils permettent au destinataire d'ouvrir un document avec une simple phrase de passe.
Un flux de travail pratique
Utilisez un outil d'envoi chiffré de bout en bout pour échanger vos documents. Vous chiffrez le fichier avec une phrase de passe dans votre navigateur, envoyez le lien, puis transmettez la phrase de passe par un canal distinct, comme un appel téléphonique ou un texto. Le destinataire l'ouvre sans compte et sans logiciel. Fixez une expiration pour que le document ne s'attarde pas dans une boîte de réception.
Pour les fichiers que vous conservez, comme les dossiers ouverts et les minutes archivées, rangez-les dans un coffre-fort chiffré dont vous contrôlez les clés, hébergé au Canada sous les lois canadiennes.
Où Privatt entre en jeu
Privatt a été conçu exactement pour cela. Send vous permet d'envoyer un document chiffré à n'importe quel client ou interlocuteur sans qu'il ait besoin d'un compte, et les modes de Coffre-fort où vous détenez les clés chiffrent les fichiers confidentiels sur votre appareil avant leur stockage. Ce qui atteint nos serveurs est du texte chiffré, pas les documents de vos clients.