Les dossiers d'un avocat ne restent jamais en place. Un projet de règlement part chez le coavocat, un dossier client part chez un expert, un dossier complet part chez l'avocat de la partie adverse ou au tribunal. Chacun de ces sauts est une occasion pour du matériel confidentiel d'aboutir là où il ne devrait pas. Dans la plupart des cabinets, ce mouvement se fait encore par courriel. Voici une façon pratique de faire qui garde le matériel protégé.
Pourquoi le courriel est le mauvais réflexe
Le courriel ordinaire n'est pas chiffré de bout en bout. Il repose sur plusieurs serveurs, expose des métadonnées même quand le corps est protégé, laisse des copies lisibles dans plusieurs boîtes de réception et ne peut pas être rappelé une fois envoyé. Pour du matériel que vous êtes tenu de garder confidentiel, c'est plus d'exposition que le métier ne peut se permettre.
La façon sécuritaire, étape par étape
- Chiffrez avant d'envoyer. Utilisez un outil qui chiffre le fichier sur votre appareil, pas seulement en transit, pour que seul le détenteur de la phrase de passe puisse l'ouvrir.
- Séparez le lien et la phrase de passe. Envoyez le lien sécurisé par un canal et la phrase de passe par un autre, comme un appel téléphonique, pour qu'aucun canal n'expose à lui seul le fichier.
- Fixez une expiration et une limite de consultations. Un fichier partagé pendant l'interrogatoire préalable ne devrait pas encore s'ouvrir un an plus tard.
- Révoquez quand le dossier se ferme. L'accès devrait cesser dès qu'il n'a plus besoin d'exister.
Faites-le sans la friction
Si les gens retombent dans le courriel, c'est à cause de la friction; la solution doit donc être facile pour l'autre partie. Avec Send, vous déposez le fichier, choisissez une phrase de passe et envoyez un lien. Le destinataire l'ouvre avec la phrase de passe, sans compte et sans rien installer, que ce soit votre client ou l'avocat de la partie adverse. Vous pouvez le faire expirer, plafonner le nombre de consultations et le révoquer en tout temps.
Cet article est de l'information générale, pas un avis juridique.